Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: 4 Möglichkeiten, wie Unternehmen mit der Komplexität der Compliance umgehen können
Compliance als optional zu betrachten, kann ein Unternehmen in Schwierigkeiten bringen. Abgesehen von teuren Bußgeldern und Strafen durch die Regierung kann es passieren, dass Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Sobald sie wissen, dass ihr beruflicher Ruf auf dem Spiel stehen könnte, werden sie Maßnahmen ergreifen, um ihn zu schützen. Bestehende und potenzielle Kunden könnten sich ebenfalls abwenden, was den Bedarf an Krisenkommunikations- und Reputationsmanagementdiensten erhöhen würde.
Angesichts der zunehmenden Komplexität der Compliance-Anforderungen ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mit Schwierigkeiten zu kämpfen haben. Vorschriften ändern sich und neue Bedrohungen für die Datensicherheit nehmen ständig zu. Aber auch die Behauptung, man wisse nichts über Compliance-Pflichten, ist keine Option. Um den Überblick über komplizierte und sich weiterentwickelnde Bestimmungen und Standards zu behalten, benötigen Unternehmensleiter eine Reihe von Best Practices und Richtlinien. Nachfolgend finden Sie vier Tipps für den Umgang mit den komplizierten Compliance-Details.
1. Verwenden Sie Governance-, Risiko- und Compliance-Software
Wenn Mitarbeitern nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen, müssen sie mehr Hindernisse überwinden. Stellen Sie sich ein Team vor, das versucht, den Rahmen eines Hauses ohne Nagelpistole oder Bolzenholz zusammenzubauen. Sie könnten den Auftrag zwar noch abschließen, aber es würde länger dauern und das Ergebnis würde nicht dem Code entsprechen.
Von Mitarbeitern zu erwarten, dass sie Tabellenkalkulationen verwenden, um die Compliance zu verwalten, ist vergleichbar mit der Aufforderung, ein Haus wie dieses unterbesetzte Bauteam zu bauen. Obwohl Sie Tabellenkalkulationen als Arbeitsdokumente über die Cloud teilen können, sind sie mühsam und statisch. Es erfordert Sorgfalt, Tabellenkalkulationen auf dem neuesten Stand zu halten, und Zeit, damit die Leute alles durchlesen und Zusammenhänge herstellen können. Außerdem mangelt es Tabellenkalkulationen an Sicherheitskontrollmaßnahmen und Überwachungsmethoden.
Eine Governance-, Risiko- und Compliance-Lösung oder GRC-Toolist dynamischer als Tabellenkalkulationen, da es über integrierte Sicherheitskontrollen verfügt. Die Software kann analysieren, wo in den Prozessen eines Unternehmens möglicherweise Mängel bestehen, und Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren. GRC-Tools halten die Mitarbeiter außerdem über sich ändernde Vorschriften auf dem Laufenden und unterstützen die Abteilungen bei der Vorbereitung auf Audits. Insgesamt erhöht sich die Transparenz darüber, wie sich die Prozesse und Maßnahmen der einzelnen Abteilungen auf die gesamte Organisation auswirken.
2. Führen Sie interne Audits durch
Wenn Ihr Unternehmen ein internes Audit durchläuft, kann es Aufschluss darüber geben, ob bestimmte Prozesse wie vorgesehen funktionieren. Interne Audits können Probleme mit unzureichender Schulung oder Sensibilisierung der Mitarbeiter, umfassenderen kulturellen Problemen oder unzureichenden Verfahren aufdecken. Mangelndes Verständnis, eine abweisende oder laxe Kultur und schwache Prozesse können zu Nichteinhaltung führen.
McKinsey & Company gibt an Ziel interner Audits Ziel ist es, Führungskräfte dabei zu unterstützen, die Ressourcen und den Ruf von Organisationen zu schützen. Ein weiteres Ziel ist die Aufrechterhaltung der betrieblichen Nachhaltigkeit, die in den letzten Jahren komplexer geworden ist. Fernarbeitspläne haben neue Sicherheitsrisiken geschaffen. Es wird immer wichtiger, Bedrohungen in Echtzeit zu erkennen und effektiv darauf zu reagieren. Auch die betrieblichen Umgebungen verändern sich schneller als je zuvor.
Daher müssen Unternehmen möglicherweise die Verfahren und Instrumente der internen Revision stärken. Um Sicherheits- und Compliance-Mängel aufzudecken, ist eine Kombination aus menschlicher Aufsicht und KI-gesteuerter Analyse erforderlich. In Unternehmen, in denen Remote-Arbeit die Norm ist, könnten Audits die Notwendigkeit unterschiedlicher Datenübermittlungs- und -speicherungspraktiken aufdecken. Robustere Cybersicherheitstools für Remote-Mitarbeiter und ihre Geräte könnten einem Unternehmen auch dabei helfen, Compliance-Verstöße zu vermeiden.
3. Bauen Sie eine Compliance-Kultur auf
Eine Compliance-Kultur basiert auf Transparenz und Durchsetzung. Es beginnt damit, die Mitarbeiter zu schulen und sie darüber zu informieren, warum Compliance und Datensicherheit für den Erfolg des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Gleichzeitig umfasst eine Compliance-Kultur Führungskräfte, die Verhaltensweisen fördern, die diesen Erfolg unterstützen. Handlungen, die gegen Vorschriften, Ethik und Branchenrichtlinien verstoßen, werden nicht toleriert.
Führungskräfte, die beim Aufbau einer Compliance-Kultur mithelfen, erkennen, dass erste Schulungen oder Kurse nicht ausreichen. Mitarbeiter müssen verstehen, wie sich Vorschriften und Branchenstandards auf ihre Arbeit auswirken. Sie sollten sich jedoch auch darüber im Klaren sein, dass sich Vorschriften sowie unterstützende Arbeitspflichten und -verfahren ändern können. Führungskräfte müssen betonen, wie wichtig es ist, agil zu bleiben und was mit dem Unternehmen passieren könnte, wenn sie dies nicht tun.
Mitarbeiter benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen, da sich Compliance-Anforderungen und -Standards weiterentwickeln. Gleichzeitig benötigen Arbeitnehmer Zugang zu Ressourcen, die ihnen helfen, ihre Erinnerungen aufzufrischen oder als Mittel zur Überprüfung dienen. Neben schriftlichen Dokumenten können auch Compliance-Beauftragte und Spezialisten hilfreich sein. Um die Durchsetzung zu überwachen, könnten Unternehmen erwägen, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und -Standards in Mitarbeiterbeurteilungen oder Leistungsbewertungen einzubeziehen.
4. Entwerfen Sie eine geeignete Strategie
Ein entscheidender erster Schritt ist es, zu wissen, wie sich Vorschriften und Industriestandards auf Ihr Unternehmen und seine Abläufe auswirken. Beispielsweise legen die Verbraucherschutzgesetze eines Staates fest, welche Kundendaten Mitarbeiter sammeln, austauschen und speichern dürfen. Darüber hinaus sollten Führungskräfte genau beurteilen, welche Kundeninformationen für den Betrieb des Unternehmens gesammelt, weitergegeben und gespeichert werden müssen.
Wenn ein Unternehmen alles intern erledigt, kommt es möglicherweise ohne die Weitergabe von Kundendaten an Dritte aus. Dieser betriebliche Aufbau könnte den Umfang der Auswirkungen der Gesetze zum Schutz der Privatsphäre von Verbrauchern verringern. Durch geeignete Strategien können Risiken und Anforderungen im Zusammenhang mit der Erhebung und Speicherung von Kundendaten berücksichtigt werden. Zu diesen Methoden würden auch Richtlinien und Regeln für den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern gehören.
Ein Teil der Entwicklung geeigneter Strategien umfasst die Bewertung interner Ressourcen und Fähigkeiten. Einige Organisationen arbeiten mit Anbietern zusammen, um bei der Bewältigung von Sicherheitsrisiken und -vorschriften zu helfen. Ein Unternehmen könnte dies tun, wenn seine IT-Ressourcen den Umfang seiner Compliance-Anforderungen nicht erfüllen können. Die Übertragung des Managements der Daten- und Netzwerksicherheit an externe Experten kann Unternehmen ohne ausreichende Ressourcen dabei helfen, Vorschriften einzuhalten.
Komplexe Compliance-Anforderungen verwalten
Aufsehen erregende Fälle von Datenschutz- und Ethikverstößen verdeutlichen die Notwendigkeit der Einhaltung behördlicher und branchenspezifischer Anforderungen. Doch mit einem Anstieg des Risikos gehen eine Reihe komplexer Änderungen und Ergänzungen in einem ohnehin schon anspruchsvollen regulatorischen Umfeld einher. Unternehmer und Manager stehen unter größerem Druck, Bedrohungen ordnungsgemäß zu bewältigen und rechtliche und ethische Bestimmungen einzuhalten.
Die Bewältigung dieser Komplexität ist mit den richtigen Tools, Verfahren und Strategien möglich. Dazu gehören GRC-Lösungen, regelmäßige interne Audits, eine Compliance-Kultur und entsprechende Strategien. Die Umsetzung dieser Empfehlungen wird Unternehmensleitern und ihren Teams helfen, ihre Organisationen vor den Folgen der Nichteinhaltung zu schützen.
