Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: 4 Tools, die Ihr Rechtsteam unterstützen können
Rechtsteams sind ein wesentlicher Bestandteil des Gefüges größerer Unternehmen und Organisationen. Ohne diese Gruppen werden Unternehmen anfälliger für Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und haben möglicherweise Schwierigkeiten, sich bei typischen Funktionen wie der Einstellung von Mitarbeitern zurechtzufinden. Da Rechtsteams viel Zeit mit Recherchen, Papierkram und Verhandlungen verbringen, benötigen sie so viel Unterstützung wie möglich.
Es kann mühsam sein, all diese Details zu verfolgen, zu organisieren und zwischen einzelnen Beteiligten weiterzugeben. Deshalb ist es wichtig, Ihre Rechtsabteilung mit einem umfassenden Satz an Tools zu unterstützen. Die richtige Kombination macht die täglichen Aufgaben der Gruppe effizienter und schlanker. Im Folgenden besprechen wir vier Tools, die die Mitarbeiter Ihres Rechtsteams bei ihren Routineprozessen und -aktivitäten unterstützen können. Wir werden vier Schlüsseltools erkunden, mit denen Sie Ihre Leistung verbessern können Betrieb der Rechtsabteilung bedeutend. Diese strategischen Tools können Ihrem Rechtsteam dabei helfen, seine regulären Aufgaben und Aktivitäten effizienter und präziser auszuführen.
1. Vertragsmanagement-Software
Verträge sind ein großer Teil dessen, was Anwälte und Rechtsassistenten betreuen. Einige Verträge, wie etwa Geheimhaltungsvereinbarungen, können für Mitarbeiter und Lieferanten standardisiert sein. Andere Vertragsdokumente erfordern jedoch zusätzlichen Aufwand und Anpassungen.
Unabhängig davon, mit welchen Verträgen sich die Rechtsabteilungen befassen, sind Unterschriften und Aufzeichnungen erforderlich. Sie müssen außerdem die eigentlichen Vertragsverhandlungen ermöglichen, Verträge entwerfen und sich mit den anderen beteiligten Abteilungen abstimmen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen, das Sammeln digitaler Signaturen und die elektronische Verteilung oder Speicherung von Verträgen werden viele Unannehmlichkeiten für Ihre Rechtsmitarbeiter beseitigt. A Vertragsmanagement-Plattform geht auf alle diese Unterstützungsanforderungen ein.
Die meisten Vertragsverwaltungssoftwares ermöglichen es Rechtsteams, Arbeitsabläufe zu erstellen und zu verwalten, die E-Mails reduzieren oder ganz eliminieren. Beispielsweise kann ein Workflow Verträge von einem Teammitglied an ein anderes senden, um Ergänzungen oder Änderungen vorzunehmen. Mit dem gleichen Verfahren werden die Dokumente zur endgültigen Prüfung, Genehmigung und Unterschrift verteilt. Darüber hinaus speichert die Software individuelle Kopien der Verträge für alle Parteien, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass sie verloren gehen.
2. Forschungsplattformen
Statistiken der American Bar Association zeigen, wie viel Geld Anwälte ausgeben ca. 18 % ihrer täglichen Recherchezeit. Viele beginnen mit denselben Online-Recherchetools, die die meisten Menschen für allgemeine oder alltägliche Recherchen verwenden. Denken Sie an Online-Suchmaschinen und juristische Nachrichtenagenturen, einschließlich kostenloser und kostenpflichtiger Optionen.
Das Sammeln von Fakten und Daten auf diese Weise ist nicht immer der effizienteste Weg. Rechtsteams müssen Informationen aus mehreren Quellen finden und sortieren. Außerdem müssen Anwälte und Rechtsanwaltsgehilfen ihre Suchstrategien verfeinern, beispielsweise durch die Auswahl relevanter Schlüsselwörter und Online-Suchtechniken. Sie können an Produktivität verlieren, während sie durch Versuch und Irrtum herausfinden, was für jede Informationsquelle am besten funktioniert. Auch das Synchronisieren und Zusammenstellen von Daten über mehrere Quellen hinweg kann zeitraubend sein.
Glücklicherweise können Softwarelösungen für die Rechtsrecherche alle diese Datenquellen auf einer Plattform zusammenfassen. Anwälte und ihre Support-Mitarbeiter können mit einer einzigen Suche finden, was sie zu einem Thema benötigen. Dabei kann es sich um ein staatliches Mandat zum Krankengeld oder um ein Gesetz handeln, das spezifische Verfahren für die Meldung von Datenschutzverletzungen festlegt. Es können auch frühere Rechtsfälle sein, die Argumente für einen etablierten Präzedenzfall stützen. Teams können Suchzeit sparen und alle relevanten Recherchen automatisch zentralisieren.
3. Tools für die Zusammenarbeit
Kollaborationstools helfen Mitgliedern von Rechtsteams, ihre individuellen Anstrengungen zu bündeln und Aufgaben trotz unterschiedlicher Arbeitsorte oder Zeitpläne am Laufen zu halten. Diese Tools erleichtern die Verwaltung und Kommunikation kritischer Details, wie z. B. Fristen. Rechtsteams können auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen auf dem Laufenden halten und sicherstellen, dass die relevanten Parteien ihre Beiträge genehmigen.
Einige Unternehmen arbeiten beispielsweise möglicherweise mit Kunden aus dem öffentlichen Sektor zusammen und reichen regelmäßig Ausschreibungen ein. Für Organisationen des öffentlichen Sektors, die Lösungen erwerben, die bestimmte Dollarbeträge überschreiten, kann ein Ausschreibungsverfahren erforderlich sein. Manager oder Direktoren dieser Organisationen werden Ausschreibungen von Anbietern einholen. Normalerweise befolgen Unternehmen oder Anbieter, die RFPs einreichen, vorgegebene Dokumentanforderungen und entwerfen Mustervereinbarungen.
Möglicherweise müssen die Rechts-, Vertriebs- und Finanzabteilungen zusammenarbeiten, um diese Dokumente und Vereinbarungen zu entwerfen. Mithilfe von Collaboration-Software kann jeder sehen, wie Aufgaben voranschreiten, wer als Nächster einspringen sollte und welche Fristen eingehalten werden müssen. Anwälte verschwenden keine unnötige Zeit in Besprechungen oder am Telefon, da die Funktionen des Kollaborationstools allen Mitwirkenden klarstellen, was sie wissen müssen. Sie können etwaige Rückmeldungen oder kurzfristige Änderungen sofort allgemein kommunizieren.
4. Software zur Dokumentenautomatisierung
Verträge sind nicht die einzigen Dokumente, mit denen Rechtsteams umgehen. Weitere häufige Beispiele sind routinemäßige interne und externe Kommunikation, Compliance-Checklisten und HR-bezogene Vereinbarungen. Unternehmen können von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie Vertraulichkeitsvereinbarungen unterzeichnen und diese über HR-Portale verfügbar machen. Rechtsabteilungen möchten diese Vereinbarungen möglicherweise auch anpassen oder aktualisieren, wenn sich Arbeitsgesetze oder Compliance-Anforderungen ändern.
Unternehmen mit Mitarbeitern, die mit Kunden in verschiedenen Bundesstaaten zusammenarbeiten, unterliegen möglicherweise auch unterschiedlichen Verbraucherschutzgesetzen. Der Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz ist ein Beispiel. Mehrere Compliance-Anforderungen erschweren die Arbeit eines Rechtsteams bei der Ausarbeitung und Verwaltung geltender Arbeitnehmervereinbarungen. Aber Software zur Dokumentenautomatisierung reduziert einige dieser Komplexitäten und vereinfacht die Verpflichtungen eines Unternehmens.
Tools zur Dokumentenautomatisierung bieten auch Vorlagen für Briefe und andere Mitteilungen, die Rechtsteams häufig erstellen. Sie müssen nicht bei Null anfangen oder Best Practices recherchieren. Mitglieder des Rechtsteams können bestimmte Details anpassen oder personalisieren und bestimmte Benachrichtigungen automatisieren. Eine weitere Funktion der Software besteht darin, automatisch Routinekommunikationen gemäß voreingestellten Bedingungen oder Auslösern zu senden. Dies gibt Anwälten und ihren Supportmitarbeitern zusätzliche Zeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.
Unterstützende Tools für interne Rechtsteams
Höchstwahrscheinlich muss Ihr Rechtsteam schnell arbeiten und gleichzeitig wichtige Fristen einhalten. Die Gruppe muss sich auch um das Kleingedruckte kümmern und sicherstellen, dass alle Details in Ordnung sind. Ineffizienzen und Störungen werden weder Ihrer Rechtsabteilung noch Ihrem Unternehmen einen Gefallen tun. Aber indem Sie Ihren Rechtsmitarbeitern Tools zur Verfügung stellen, die ihre Prozesse effizienter machen, stärken Sie ihren Erfolg, statt ihn zu behindern.
