Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Lohnsteuersätze und Einreichungsfristen
In diesem Beitrag wird die Lohnsteuer erläutert. Alle Steuern, die vom Gehalt eines Arbeitnehmers abgezogen oder als Anteil davon berechnet werden, werden als Lohnsteuern, manchmal auch als Lohnsteuern bezeichnet. Dies umfasst die Quellensteuer auf Bundes- und Landesebene, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, Arbeitslosensteuer auf Bundes- und Landesebene sowie Lohnsteuern auf Landes- und Gemeindeebene. Staatliche Leistungsprogramme werden größtenteils durch Lohnsteuern finanziert. Kleinunternehmer müssen Lohnsteuern einbehalten, melden und abführen.
Lohnsteuersätze und Einreichungsfristen
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Lohnsteuersätze und Einreichungsfristen. Nachfolgend finden Sie die Einzelheiten dazu.
Sie sind verpflichtet, bei jeder Zahlung bestimmte Steuern von den Gehaltsschecks Ihrer Mitarbeiter abzuziehen. Den Arbeitgeberanteil der Lohnsteuer müssen Sie ebenfalls bezahlen. Es ist verständlich, dass sich die Mehrheit der Kleinunternehmer überfordert fühlt, wenn man an die Pflicht zur Abgabe von Steuerformularen und zur Zahlung von Lohnsteuerbeiträgen denkt. Glücklicherweise sind Lohnsteuern und andere Steuern für Kleinunternehmen nicht so schwierig, wie es zunächst erscheinen mag.
Beachten Sie einfach die verschiedenen Lohnsteuerkategorien, wer für die jeweilige Zahlung verantwortlich ist und die Anmelde- und Zahlungsfristen. Wir gehen alle Einzelheiten zur Lohnsteuer durch, einschließlich der aktuellsten Steuersätze und Fälligkeitstermine.
Überblick
Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosenversicherung werden alle durch Lohnsteuern finanziert.
Zu den Lohnsteuern gehört auch der Einkommensteuerabzug.
Es gibt Bundes-, Landes- und Kommunallohnsteuern, da die US-Regierung in Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen unterteilt ist.
Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Lohnsteuern:
Bundeslohnsteuern
Dies sind die drei wichtigsten Bundeslohnsteuern:
Einbehalt der Bundeseinkommensteuer
Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, bei der Auszahlung die entsprechenden Beträge von den Gehaltsschecks seiner Mitarbeiter abzuziehen.
Die einbehaltenen Beträge werden anhand der Bundeseinkommensteuertabellen, des Lohnsatzes und der vom Arbeitnehmer auf dem W-4-Formular geltend gemachten Befreiungen berechnet.
Sozialversicherungs- und Medicare-FICA-Steuern
FICA-Steuern, die die Medicare- und Sozialversicherungsprogramme unterstützen, werden sowohl von Arbeitgebern als auch von Arbeitnehmern gezahlt.
Unternehmen sollten FICA-Steuern vom Gehaltsscheck eines Mitarbeiters einbehalten und die einbehaltenen Beträge an das IRS übermitteln.
Arbeitgeber tragen auch zu den FICA-Steuern bei, die sie zahlen und offenlegen.
Bundesarbeitslosensteuer (FUTA)
Die Arbeitgeber sind für die Zahlung aller erforderlichen FUTA-Steuern verantwortlich.
Wenn eine Person ihre Arbeit verliert, wird das Arbeitslosengeld durch FUTA-Steuern bezahlt.
Staatliche und lokale Lohnsteuern
Lohnsteuern wie staatliche Einkommenssteuern und staatliche Arbeitslosensteuern werden von Landes- und Kommunalverwaltungen erhoben, genau wie die Bundesregierung (SUTA).
Lokale Steuern können von einer pauschalen Einkommenssteuer bis hin zu einer gestaffelten Transport- oder Schulabgabe reichen.
Dies sind die drei Hauptkategorien staatlicher und lokaler Lohnsteuern:
Einbehaltung staatlicher Einkommenssteuern
Die einzigen Bundesstaaten, in denen es keine Einkommenssteuer gibt, sind Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington und Wyoming.
In Tennessee und New Hampshire unterliegen nur Dividenden und Zinserträge der Besteuerung; Löhne sind es nicht.
Mehrere Bundesstaaten verlangen von Unternehmen, dass sie staatliche und lokale Einkommenssteuern von den Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter abziehen.
SUTA-Steuern – staatliche Arbeitslosigkeit
Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, staatliche Arbeitslosensteuer zu zahlen.
Nachdem ein Arbeitgeber jedoch eine Erfolgsbilanz bei der rechtzeitigen SUTA-Steuerzahlung nachgewiesen hat, ist er berechtigt, eine Gutschrift zu beantragen, die seine FUTA-Steuer senkt.
Zusätzliche kommunale und staatliche Lohnsteuern
Es fallen standortspezifische zusätzliche Lohnsteuern an.
Zahlungen aus der Berufsunfähigkeitsversicherung, dem Mutterschaftsurlaub und anderen Leistungen können steuerpflichtig sein.
Wie hoch ist der Lohnsteuersatz für 2023?
Es gibt keinen einheitlichen Lohnsteuersatz, da sich die Lohnsteuer aus verschiedenen separaten Abgaben zusammensetzt. Aus diesem Grund haben wir in der folgenden Tabelle jeden Lohnsteuersatz für 2023 aufgeschlüsselt, zusammen mit der Person, die für die Zahlung der einzelnen Steuern verantwortlich ist, und den Einkünften, für die sie gilt. Diverse *Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Gewerbesteuererklärung abzugeben und die Gewerbesteuer gesondert zu zahlen.
Bei der Berechnung der Lohnsteuer müssen sämtliche Einkünfte berücksichtigt werden. Gehälter, Trinkgelder, Prämien, Provisionen, Überstundenvergütung, Nachzahlungen und aufgelaufenes Krankengeld sind allesamt steuerpflichtiges Einkommen. Zusatzlöhne hingegen sind Löhne, die zusätzlich zu den normalen Gehältern gezahlt werden. Arbeitgeber haben beim IRS mehrere Möglichkeiten, Steuern auf Zusatzlöhne einzubehalten.
Sie können sie entweder wie regelmäßige Einkünfte behandeln oder eine Pauschalsteuer separat davon einbehalten. Wenn ein Arbeitnehmer einen Zusatzlohn von mehr als 1 Million US-Dollar pro Jahr verdient, beträgt der Pauschalsteuersatz 37 %.
Bei Zusatzlöhnen von 1 Million US-Dollar oder weniger sinkt der Satz auf 22 %.
Wie funktionieren Lohnsteuern?
Lassen Sie uns nun genauer untersuchen, wie diese Steuern funktionieren, da wir nun ein klareres Verständnis davon haben, was Lohnsteuern sind und wie die verschiedenen Lohnsteuersätze im Jahr 2023 aussehen werden.
Einkommenssteuer
Obwohl es sich bei der Einkommensteuer um eine eigenständige Steuerart handelt, wird sie in der Regel mit der Lohnsteuer zusammengefasst, da es in der Pflicht des Arbeitgebers liegt, die entsprechenden Beträge abzuziehen.
Diese Steuern, die auf das Gehalt eines Mitarbeiters erhoben werden, werden häufig zur Finanzierung nationaler Sicherheits- und Verteidigungsinitiativen verwendet.
Basierend auf dem W-4-Quellensteuerformular des Steuerzahlers sind Arbeitgeber für die Quellensteuer (in Form eines Lohnabzugs) verantwortlich.
Der Steuerzahler begleicht entweder alle ausstehenden Beträge oder erhält eine Steuerrückerstattung, wenn er seine Einkommensteuererklärung einreicht.
Im Wesentlichen ist das Bundeseinkommensteuersystem progressiv, was bedeutet, dass diejenigen mit höherem Einkommen höhere Steuersätze zahlen.
Jeder Steuerzahler unterliegt einer bestimmten Bundessteuerklasse.
Basierend auf Ihrem Einkommen und Ihrem Steuerstatus gibt es im Jahr 2023 sieben Steuerklassen: 10 %, 12 %, 22 %, 24 %, 32 %, 35 % und 37 %.
Beispielsweise wird ein Einzelanmelder mit einem Jahreslohn von 60.000 US-Dollar mit einem Steuersatz von 22 % besteuert.
Diese Person muss für im April 2023 fällige Steuern eine Pauschalsteuer von 4.543 US-Dollar zuzüglich 22 % auf alle Beträge über 39.475 US-Dollar zahlen.
Die staatlichen Einkommenssteuern unterscheiden sich erheblich von Staat zu Staat, aber die meisten Staaten, die eine Einkommenssteuer erheben, tun dies auf progressive Weise.
Alaska, Florida, Nevada, South Dakota, Texas, Washington und Wyoming sind die sieben Bundesstaaten ohne Einkommensteuer.
In New Hampshire und Tennessee unterliegen nur Zins- und Dividendenerträge der Einkommenssteuer. Regelmäßige Arbeitslöhne sind steuerfrei.
Die staatliche Einkommenssteuer in Kalifornien ist mit 13,3 % am höchsten für Arbeitnehmer, die 1 Million US-Dollar oder mehr im Jahr verdienen, wie in der folgenden Grafik dargestellt.
FICA-Steuern
Das Bundesversicherungsbeitragsgesetz ist als FICA bekannt.
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer zahlen FICA-Steuern, die zur Finanzierung der Sozialversicherungs- und Medicare-Programme des Landes verwendet werden.
Die drei Steuern, aus denen sich die FICA-Steuern zusammensetzen, sind wie folgt:
Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen gemeinsam 6,2 % des Lohns bis zu 137.700 US-Dollar an Sozialversicherungssteuern.
Dies weist darauf hin, dass die höchste jährliche Sozialversicherungssteuer 17.074,80 US-Dollar beträgt und zu gleichen Teilen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt wird.
Unternehmen und Arbeitnehmer zahlen gemeinsam die Medicare-Steuer von 1,45 %.
Es gibt keine Gehaltsobergrenze. Je mehr ein Arbeitnehmer verdient, desto mehr Medicare-Steuer zahlen er und sein Arbeitgeber.
Gutverdienende Arbeitnehmer unterliegen einer Medicare-Zusatzsteuer von 0,9 %.
Sobald ein Arbeitnehmer 200.000 US-Dollar verdient, ist sein Arbeitgeber verpflichtet, diese Steuer von seinem Gehalt abzuziehen.
Abhängig von seinem Anmeldestatus, seinem Gesamteinkommen (mit einem Ehepartner) und anderen Faktoren kann ein Arbeitnehmer Anspruch auf eine Rückerstattung dieser Steuer haben.
Die Medicare-Zusatzsteuer hat keine Arbeitgeberkomponente.
Selbstständige zahlen Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, d. h. 12,4 % des Geschäftseinkommens für Sozialversicherungssteuern und 2,9 % des Geschäftseinkommens für Medicare.
Inhaber von Einzelunternehmen, offenen Handelsgesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung, unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler gelten alle als Selbstständige und müssen diese Steuern auf selbständige Erwerbstätigkeit zahlen.
FUTA- und SUTA-Steuern
Das State Unemployment Tax Act (SUTA) ist die staatliche Komponente des Federal Unemployment Tax Act (FUTA). Schauen Sie sich auch LEBENSMITTELLIEFER-STARTUPS an
Arbeitslosenentschädigungsprogramme werden durch FUTA-Steuern finanziert.
Wenn jemand seine Arbeit verliert, erhält er Arbeitslosengeld.
Arbeitgeber sind die einzigen, die FUTA- und SUTA-Steuern zahlen müssen.
Sie ziehen diese Steuern nicht vom Gehalt eines Mitarbeiters ab.
Die ersten 7.000 US-Dollar, die Sie jedes Jahr an einen Mitarbeiter zahlen, unterliegen der bundesstaatlichen FUTA-Steuer von 6 %.
Daher beträgt die jährliche maximale FUTA-Steuer für jeden Mitarbeiter 420 US-Dollar.
Wie zu erwarten ist, variieren die SUTA-Steuern stark von Staat zu Staat und reichen von nur 1 % in Iowa bis zu 3,689 % in Pennsylvania.
Arbeitgeber, die ihre SUTA-Steuern pünktlich und vollständig bezahlen, erhalten von der Bundesregierung eine Gutschrift von 5,4 %, wodurch der tatsächliche FUTA-Steuersatz auf 0,6 % sinkt.
Wenn es sich bei Ihrem Zustand um einen Kreditminderungsstatus handelt, ist dies die einzige Ausnahme.
Lediglich die US-amerikanischen Jungferninseln könnten im Jahr 2023 ein Anerkennungsengpassstaat sein.
In jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie SUTA-Steuern zahlen.
Selbstständige zahlen keine FUTA- oder SUTA-Steuern und haben daher keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld.
Verantwortung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
Vor diesem Hintergrund fragen Sie sich vielleicht, welche Pflichten Sie als Kleinunternehmer in Bezug auf die Lohnsteuer haben.
Grundsätzlich müssen Sie als Arbeitgeber bestimmte staatliche Vorschriften einhalten.
Arbeitgeber sind insbesondere für die folgenden Lohnsteuern verantwortlich:
Vom Arbeitgeber geschuldete Lohnsteuern müssen den zuständigen Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden gemeldet und abgeführt werden.
Berechnen Sie den Mitarbeiteranteil der Lohnsteuer und ziehen Sie den entsprechenden Betrag gemäß Ihrem Zeitplan vom Gehalt jedes Mitarbeiters ab.
Reichen Sie Ihre Lohnsteuererklärung fristgerecht ein.
Stellen Sie Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern Steuerformulare wie W-2 und 1099-MISC zur Verfügung.
Wenn Sie Ihre Finanzen ausgleichen, berücksichtigen Sie die Lohnkosten.
Lohnbuchhaltungssoftware oder ein erfahrener Arbeitgeberverband können Ihnen bei der Einhaltung bundesstaatlicher, bundesstaatlicher und örtlicher Vorschriften behilflich sein, wenn Sie diese Aufgaben nicht alleine bewältigen möchten.
Die Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer oder Steuerspezialisten kann Ihnen dabei helfen, Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu verwalten und Ihre Steuern korrekt und pünktlich einzureichen.
Das Ausfüllen, Einreichen und Verteilen der W-2-Formulare für Ihre Mitarbeiter am Ende eines jeden Jahres liegt in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber.
Fristen und Formulare für die Lohnsteuer für Arbeitgeber
Wie kommen Sie als Kleinunternehmer Ihren Lohnsteuerpflichten nach?
Für die meisten Lohnsteuern verwendet das IRS eine Umlagemethode, bei der Sie das ganze Jahr über regelmäßig Lohnsteuern einzahlen müssen.
Sie müssen diese Steuern auch auf den entsprechenden Steuerformularen erfassen.
Hier sind die wichtigsten Daten und Formulare, die Sie für jede Art von Lohnsteuer beachten müssen.
Beachten Sie, dass Sie bis zum nächsten Werktag Zeit für die Einreichung haben, wenn die Einreichungsfrist auf einen Feiertag oder ein Wochenende fällt.
FICA-Anforderungen an die Steuer- und Einkommensteuererklärung
Um FICA-Steuer und Bundeseinkommenssteuer zu melden, die Sie von den Löhnen Ihrer Mitarbeiter einbehalten haben, müssen Sie das IRS-Formular 941 ausfüllen und einreichen.
Am letzten Tag des auf das Ende des Quartals folgenden Monats ist das Formular 941 fällig.
Im Folgenden finden Sie eine Liste der Fristen für die Einreichung des Formulars 941:
Für das erste Quartal, das vom 1. Januar bis 31. März läuft, sind die Zahlungen am 30. April fällig.
Im zweiten Quartal, das vom 1. April bis 30. Juni läuft, endet die Frist am 31. Juli.
Zahlbar am 31. Oktober für das dritte Quartal, das vom 1. Juli bis 30. September läuft.
Für das vierte Quartal, das vom 1. Oktober bis 31. Dezember läuft, sind die Zahlungen am 31. Januar fällig.
Formular 941 sollte normalerweise nicht mit Steuerzahlungen verschickt werden.
Die FICA-Steuern und einbehaltenen Einkommenssteuern, die Sie auf Formular 941 angeben, müssen separat hinterlegt werden.
Sie können diese Steuern über das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) bezahlen.
Abhängig vom Anteil Ihrer Lohnsteuerschuld während eines einjährigen Lookback-Zeitraums sind Steuerzahlungen entweder halbwöchentlich oder monatlich (1. Juli bis 30. Juni) fällig.
Wenn Sie auf Formular 941 Steuern in Höhe von 50.000 US-Dollar oder weniger eingereicht haben, sind Sie in diesem Zeitraum ein monatlicher Einzahler.
In diesem Fall sind Steuern für Zahlungen, die in einem bestimmten Monat getätigt wurden, bis zum 15. Tag des Folgemonats zu zahlen.
Sie sind ein halbwöchentlicher Einzahler, wenn Sie während des Lookback-Zeitraums Steuern in Höhe von insgesamt mehr als 50.000 US-Dollar auf Formular 941 übermittelt haben.
In diesem Fall sind Steuern für Zahltage am Mittwoch, Donnerstag oder Freitag bis zum darauffolgenden Mittwoch fällig.
Für Zahltage am Montag, Dienstag, Samstag oder Sonntag sind die Steuern bis zum darauffolgenden Freitag fällig.
IRS-Formular 941 für Lohnsteuern
Um FICA und Bundeseinkommenssteuer zu melden, verwenden Sie das IRS-Formular 941.
FUTA- und SUTA-Steuererklärungsanforderungen
Sie müssen zusätzlich zum IRS-Formular 941 für FICA und Bundeseinkommensteuer auch das IRS-Formular 940 ausfüllen und einreichen, um FUTA-Steuern zu melden. Überprüfen Sie auch den Projektmanager
Für Geschäftsinhaber, die ihre FUTA-Steuern pünktlich eingezahlt haben, wurde die Frist für die Einreichung dieses Formulars bis zum 10. Februar verlängert.
Ihre FUTA-Steuern müssen jedes Quartal zu den folgenden Terminen hinterlegt werden: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar (identisch mit den Einreichungsfristen für Form 941).
Sie sollten die FUTA-Steuern über EFTPS einzahlen, genau wie Sie es bei FICA-Steuern tun würden.
Dennoch müssen Sie die Steuern nicht vierteljährlich einzahlen, wenn Ihre FUTA-Steuerbelastung in einem bestimmten Jahr weniger als 500 US-Dollar beträgt. Stattdessen können Sie die Zahlung mit Formular 940 angeben.
Um SUTA-Beträge zu erfassen, müssen Sie dem Staat vierteljährliche Lohndetailberichte vorlegen.
IRS-Formular 940 für Lohnsteuern
FUTA-Steuern werden mit dem IRS-Formular 940 gemeldet.
Verantwortung der Arbeitnehmer bei der Lohnsteuer
Auch wenn Sie als Kleinunternehmer in erster Linie für die Arbeitgeberkomponente der Lohnsteuer verantwortlich sind, ist es wichtig zu wissen, welche Pflichten Ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Lohnsteuer haben.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Lohnsteuerpflichten von Arbeitnehmern:
Geben Sie auf Formular W-4 genaue Informationen zum Quellensteuerabzug an.
Wenn sich die Steuerbefreiungen eines Mitarbeiters ändern, beispielsweise wenn er heiratet oder ein Kind bekommt, muss er das Formular W-4 aktualisieren.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Gehaltsabrechnungen, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber die richtigen Beträge abzieht.
Wenn Sie bis Anfang Februar kein W-2-Zertifikat erhalten, teilen Sie dies dem Arbeitgeber mit.
Reichen Sie Ihre Steuererklärung vor dem 15. April ein.
Letztendlich sollte ein korrekter Informationsfluss zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter eine gemeinsame Anstrengung sein.
Es ist auch sinnvoll, ein- bis zweimal im Jahr mit Ihren Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen, um sicherzustellen, dass alle persönlichen und steuerlichen Informationen auf dem neuesten Stand sind.
Lohnsteuer: Tipps für den Erfolg
Aufgrund der schieren Menge an Steuern, Vorschriften und Fälligkeitsterminen können Lohnsteuern am Ende des Tages sehr überwältigend sein.
Glücklicherweise gibt es ein paar zusätzliche Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie alle Ihre Pflichten als Arbeitgeber erfüllen und außerdem besser wissen, wie diese Steuern funktionieren.
Erstens können Sie Berechnungen, Einbehaltungen, Einzahlungen und Berichte mithilfe von Lohnbuchhaltungssoftware automatisieren.
Der nächste Schritt besteht darin, die Einhaltung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen gemeinsam mit einem Fachmann, beispielsweise einem Buchhalter, Steuerberater oder Personalberater, zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß eingerichtet ist und Sie alle Ihre Fristen einhalten.
Die Investition in einen professionellen Steuerberater ist in der Regel von Vorteil, insbesondere wenn es um die Einreichung und Zahlung von Steuern geht. Schließlich kann der IRS Strafen oder Kosten verhängen, wenn Ihre Steuererklärung verspätet oder fälschlicherweise eingereicht wird.
Um zu wissen, was zu tun ist, wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, wenn ein Mitarbeiter seinen Status ändern muss und wann Sie Ihre Steuern zahlen müssen, können Sie einen Gehaltsabrechnungsprozess erstellen, der das ganze Jahr über läuft.
Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie über alle Änderungen der Bundes- oder Landesgesetze zur Lohnsteuer oder den Lohnsteuersätzen informiert sind.
Dies kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über alle Ihre Lohnsteuerpflichten zu behalten und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder anderen Problemen zu verringern, die Ihrem Unternehmen schaden könnten.
