Letztes Jahr verriet Rachel McPherson 9 Möglichkeiten, erfolgreiche kreative Projekte zu organisieren. Es ist ein sehr nützlicher Artikel, der die wichtigsten Dinge hervorhebt, die Sie tun müssen, wenn Sie Ihren Webdesign-Workflow besser kontrollieren und organisieren möchten. Tipp #2: Nutzen Sie die Vorteile eines Projektmanagement-Tools, ist das, worauf ich mich heute konzentrieren möchte. Insbesondere möchte ich mir einige der besten Tools für Webdesigner ansehen, wie Sie das richtige für Sie auswählen und Ihnen eine kurze Lektion darüber geben, wie Sie Projektmanagement-Vorlagen verwenden, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern.
So wählen Sie das beste Projektmanagement-Tool für Sie aus
Wenn Sie über eine Projektmanagement-Plattform für Ihr Webdesign-Unternehmen nachdenken, sollten Sie Folgendes beachten:
Generische vs. Webdesign-Tools
Dies sind vier Projektmanagement-Tools, mit denen ich Ihnen den Einstieg empfehlen würde: Von den vier ist InVision das einzige, das ausschließlich für den Webdesign-Prozess entwickelt wurde. Daher liegt ein größerer Schwerpunkt auf der Verwaltung der Designarbeit. Hier können Sie sehen, wie Sie innerhalb hochgeladener Designs, Prototypen, Wireframes usw. zusammenarbeiten:
Und dies ist ein Beispiel dafür, wie Sie mit InVision designspezifische Workflows für sich selbst erstellen können:
Es gibt Einschränkungen bei den Möglichkeiten, die Sie mit einem Design-Aufgabenmanagement-Tool machen können. Daher ist möglicherweise eine der anderen Optionen die bessere Wahl, wenn Sie mehr Kontrolle über Projekte, Kundenkommunikation und Teamzusammenarbeit erlangen möchten.
Kostenlos vs. kostenpflichtig
Die meiste Aufgabenverwaltungssoftware, die Sie finden, wird entweder mit einem kostenlosen Plan – normalerweise für eine Person oder mit einer strengen Beschränkung der Anzahl von Projekten – oder mit einer kostenlosen Testversion geliefert. Hier ist ein Beispiel von Zusammenarbeit:
Normalerweise können Sie innerhalb von 15 Minuten ein gutes Gefühl dafür bekommen, ob eine Plattform für Sie geeignet ist oder nicht. Das ist praktisch, da Sie so ein Tool ausprobieren können, bevor Sie weitere Geschäftsausgaben in Rechnung stellen.
Workflow-Ansicht
Projektmanagement-Tools bieten eine Vielzahl von Workflow-Stilen und -Ansichten. Hier ist ein Beispiel aus Asana für eine Kalenderansicht:
Dies ist zufällig mein bevorzugter Stil, da ich an kurzfristigeren und einmaligen Aufgaben arbeite, im Gegensatz zu längeren Jobs, die eine bessere Organisation von Aufgaben, Unteraufgaben und Zeitplänen erfordern. Asana bietet auch Listenansichten und Kanban-Boards. Hier ist ein Beispiel von Trello für ein Kanban-Board:
Grundsätzlich erstellen Sie übergeordnete Ordner für jeden Kunden (Sie können diese auch auf Projektebene aufteilen). Erstellen Sie in jedem Board Spalten für jede Phase Ihres Projekts. Die darunter liegenden Karten sind dann jeder Ihrer Aufgaben gewidmet. Wenn Sie diese Art von Kartensortiersystem und Visualisierung bevorzugen, ist Trello eine gute Wahl. Eine andere Plattform, die ich dringend empfehlen würde, ist Wrike, und zwar aufgrund ihrer Flexibilität in den Workflow-Ansichten:
Tische:
Bretter:
Listen:
Es sind alle dieselben Aufgaben vorhanden; Sie werden nur anders angezeigt. Zusammenfassend würde ich Folgendes vorschlagen:
- Asana für Designer, die an kleineren oder kürzeren Aufträgen arbeiten.
- Trello für Designer, die eine bessere Kontrolle über längere Projektphasen benötigen.
- Wrike für Designer, die über ein wachsendes Team und eine wachsende Kundenliste verfügen und ihnen mehr Flexibilität bieten möchten.
Merkmale
Denken Sie unbedingt über die Funktionen nach, die für Sie am wichtigsten sind und Ihnen dabei helfen, das gewünschte Maß an Kontrolle über Projekte zu erlangen. Hier sind einige bemerkenswerte Funktionen dieser Projektmanagement-Plattformen:
Asana
- Kalender-, Listen- und Kanban-Ansichten
- Interner Chatbereich
- Erstellung von Aufgaben und Unteraufgaben
- Klonen von Aufgaben und Projekten
- Organisation nach Farbe
- Aufgabenverwaltung per Drag-and-Drop
- Integrieren Sie Zeiterfassungssoftware
Trello
- Kanban-Ansicht
- Chatten Sie direkt in Karten
- Verwenden Sie Karten, um Aufgaben zu erstellen oder Checklisten zu einzelnen Karten hinzuzufügen
- Drag-and-Drop-Organisation
- Klonen von Karten und Listen
Wrike
- Tabellen-, Listen- und Kanban-Board-Ansichten
- Interner Posteingang für die direkte Kommunikation mit Team und Kunden
- Liste persönlicher Aufgaben oder Zugriff auf vollständige Projekte
- Legen Sie vollständige Zeitpläne für jede Aufgabe fest
- Passen Sie den Status von Aufgaben an
- Exportieren Sie Listen und verwenden Sie sie als reimportierbare Vorlagen
Nehmen Sie sich vor dem Upgrade auf Premium-Tools etwas Zeit, um sich mit dem (kostenlosen) Basisprodukt vertraut zu machen. Sobald Sie eines gefunden haben, das gut zu Ihnen passt, können Sie zu gegebener Zeit ein Upgrade durchführen.
Vorlagen für verbesserte Arbeitsabläufe
Es gibt so viele großartige Dinge, die sich aus der Verwendung von Projektmanagement-Tools für einen Webdesign-Workflow ergeben:
- Zentralisierung von Kommunikation, Dateien, Statusaktualisierungen usw.
- Größere Kontrolle über Projekte und alle damit verbundenen Aufgaben
- Bessere Einhaltung von Zeitplänen
- Verbesserte Kommunikation mit Kunden und Teams
- Effizientere Zusammenarbeit
- Erhöhte Verantwortung aller Beteiligten
- Konsistentere und qualitativ hochwertigere Ergebnisse
- Automatisierung des Arbeitsablaufs
Ich denke, jeder der oben genannten Punkte – bis auf vielleicht den letzten – ist offensichtlich, wenn man sich die Funktionsweise dieser Projektmanagement-Tools ansieht. Wenn Sie jedoch jemals davon geträumt haben, weniger zu arbeiten und gleichzeitig mehr Geld zu verdienen, sollten Sie wirklich die Vorteile der Automatisierung nutzen. Konkret spreche ich von Projektmanagement-Vorlagen. Um diesen Punkt zu veranschaulichen, werde ich Trello verwenden, um vorkonfigurierte Projektboards, Arbeitsabläufe und Checklisten zu erstellen. Folgen Sie uns, um zu erfahren, wie einfach dies mit Projektmanagement-Tools möglich ist:
1. Erstellen Sie ein neues Board
Wählen Sie in der oberen rechten Ecke „Board erstellen“.
Benennen Sie es, fügen Sie Ihr Team hinzu und erstellen Sie es.
2. Projektphasen erstellen
Damit beginnen Sie:
Beginnen Sie mit der Eingabe, um Ihre Phasen (in Trello „Listen“ genannt) zu erstellen.
Machen Sie die Eimer so groß oder so klein, wie Sie möchten. Die Organisationsstruktur und der Arbeitsablauf sind Ihnen überlassen.
3. Fügen Sie Aufgaben zu den Phasen hinzu
In diesem nächsten Teil können Sie entscheiden, wie umfassend oder spezifisch jede Aufgabe (oder Karte) sein soll. Für meine eigene Organisation ordne ich einer Karte eine Aufgabe zu:
Möglicherweise möchten Sie jedoch lieber eine umfassende Aufgabe erstellen und dann die Schritte innerhalb der Karte mithilfe der Checklistenfunktion aufteilen:
Auch hier liegt es an Ihnen, zu entscheiden, wie Sie Ihre Projekte verwalten möchten.
4. Kopieren Sie die Vorlage
Nachdem Ihr Projektordner, Ihre Phasen und Aufgaben vollständig aufgeschlüsselt sind, steht Ihnen diese Vorlage nun zur Verwendung bereit. Um ein Projekt (Board) zu kopieren, klicken Sie oben rechts auf „…Menü anzeigen“. Erweitern Sie die Option „…Mehr“. Wählen Sie dann „Board kopieren“.
Um nur eine Ihrer Projektphasen (Listen) zu kopieren, klicken Sie auf „…“ in der oberen rechten Ecke der Liste. Wählen Sie „Liste kopieren“.
Und um eine einzelne Aufgabe (Karte) zu kopieren, klicken Sie unter Aktionen auf die Schaltfläche „Kopieren“.
Wenn Sie es glauben können, ist es wirklich so einfach. Teilen Sie Ihren Arbeitsablauf einfach so auf, wie Sie ihn am besten verwalten können. Dann kopieren Sie es!
Zusammenfassung
Wenn Sie bisher ineffiziente Projektmanagement-Tools verwendet haben oder sich auf zu viele Tabellenkalkulationen verlassen haben, um alles im Einklang zu halten, ist es Zeit für eine Veränderung. Mit dem richtigen Projektmanagement-Tool können Sie so viel erreichen, ganz zu schweigen von den zeitsparenden und gewinnsteigernden Vorteilen, die sich aus der Vorlage Ihres Prozesses mit ihnen ergeben!
