Hinweis: Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei: Verbessern Sie Geschäftsabschlüsse in virtuellen Datenräumen
Die größten Konzerne und Unternehmen weltweit nutzen virtuelle Datenräume (VDRs), um wichtige Geschäfte sowie Fusionen und Übernahmen (M&As) durchzuführen. Nach und nach greifen auch kleinere Unternehmen auf und nutzen Datenraumsoftware zu ihrem Vorteil.
Virtuelle Datenräume (VDRs) sind Online-Räume, in denen Unternehmen und Einzelpersonen ihre Dateien hochladen und sicher speichern können. Mithilfe von VDRs können Benutzer große Mengen an Dateien mit Investoren, Anwälten und Stakeholdern teilen und so die Kommunikation und den Due-Diligence-Prozess deutlich reibungsloser gestalten, ohne dass sie für den Geschäftsabschluss um die Welt reisen müssen.
In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Vorteile von VDRs als Lösung ein.
Sicherheit im Vordergrund
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollte Sicherheit heutzutage im Vordergrund Ihrer Strategie stehen. Da immer mehr Cyberangriffe und Hacker versuchen, in Ihre Systeme einzudringen, ist es wichtiger denn je, alle Ihre Dokumente sicher aufzubewahren.
VDR-Software bietet unübertroffene Sicherheitsoptionen. Da es für vertrauliche Dateien und Dokumente gedacht ist, ist Sicherheit kein nachträglicher Gedanke, sondern liegt in der Natur virtueller Datenräume.
Sie können sich darauf verlassen, dass alle Ihre Dokumente sicher online gespeichert sind und keine internen oder externen Bedrohungen für Ihre sensibelsten Dokumente bestehen.
Einfache Geschäftsabwicklung
Physische Datenräume werden langsam zugunsten virtueller Datenräume verdrängt.
Als physische Alternativen alltäglich waren, mieteten Unternehmen einen physischen Raum, um alle Dokumente unterzubringen. Interessierte Parteien besuchten den Raum einzeln, wenn sie Geschäfte abwickelten, die erhebliche Mengen an Papierkram und Daten erforderten.
Dank der Flexibilität und Sicherheit von VDRs entscheiden sich immer mehr Unternehmen für diese gegenüber physischen Datenräumen. Mithilfe der VDR-Software können mehrere Anleger gleichzeitig und ohne Unterbrechungen die Dokumente einsehen.
Darüber hinaus können Sie als Eigentümer des VDR steuern, wer auf Ihre Dokumente zugreift und wie lange diese diese einsehen können. Mit mancher Software können Sie sogar steuern, ob die anderen Parteien Ihre Dokumente drucken dürfen oder nicht.
Das Beste: Ein virtueller Datenraum macht es deutlich einfacher, auch große Deals abzuschließen, selbst wenn Sie und die Interessenten meilenweit voneinander entfernt sind.
Schnellere Bearbeitungszeiten
Virtueller Datenraum Die Software macht es Anlegern leicht, Dokumente zu durchsuchen, um alles zu finden und zu analysieren, da kein Stapel Papierkram durchgegangen werden muss.
Dadurch sparen Investoren und Ihre Mitarbeiter erheblich Zeit und Ressourcen. Wenn alle wichtigen Dokumente jederzeit verfügbar sind, wird der Abschluss von Vereinbarungen und die Bearbeitung von Akten für alle Beteiligten zu einer weitaus positiveren Erfahrung.
Darüber hinaus kann jegliche Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und den interessierten Parteien über die Plattform des elektronischen Datenraums erfolgen, wodurch die Menge an Missverständnissen über E-Mails und andere Kommunikationsmittel reduziert wird. Dies beschleunigt den Prozess auch erheblich.
Einfacherer M&A-Prozess
Der Fusions- und Übernahmeprozess kann für alle Beteiligten langwierig und ermüdend sein. Es gibt unzählige Dokumente, die geteilt, analysiert, überprüft und unterzeichnet werden müssen. Es kann manchmal Monate bis Jahre dauern, bis ein Deal abgeschlossen wird.
Der Prozess dauerte sogar noch länger, da verschiedene Investoren weltweit an einen Ort reisen mussten, um in den physischen Datenraum zu gelangen und die erforderlichen Dokumente einzusehen. Der Betrieb eines physischen Datenraums, insbesondere im Umgang mit internationalen Investoren, ist für das Gastunternehmen ein logistischer Albtraum. Von der Reise bis zum Boarding muss alles streng nach Zeitplan kontrolliert werden.
Virtuelle Datenräume machen diesen Bedarf überflüssig und erleichtern Menschen aus der ganzen Welt den Zugriff auf die Dokumente.
Geld gespart
Alle mit physischen Datenräumen verbundenen Kosten, einschließlich Miete, Reisekosten und vieles mehr, entfallen bei der Geschäftsabwicklung über VDRs.
Je nach gewähltem Anbieter und Tarif können die Preise für elektronische Datenräume variieren. Sie unterscheiden sich je nach benötigter Speichermenge, gewählten Funktionalitäten und vielem mehr. Doch selbst bei der Wahl der teuersten Optionen für einen virtuellen Datenraum kommt der Preis nicht annähernd an die Kosten heran, die mit physischen Räumen verbunden sind.
Darüber hinaus sparen Sie nicht nur finanzielle Ressourcen, sondern auch Zeit. Da sich ein VDR ganz einfach einrichten und betreiben lässt, können Sie Ihre Energie und die Ihrer Mitarbeiter anderweitig nutzen und so möglicherweise auch Geld sparen.
Dokumente aufbewahren
Aufgrund der hohen Sicherheit, die virtuelle Datenräume bieten, können Unternehmen die Dokumente so lange im digitalen Raum aufbewahren, wie sie sie benötigen. Bei Geschäftsabschlüssen ist es wichtig zu verfolgen, wer wie lange die einzelnen Dokumente einsieht und sicherzustellen, dass alles für Investoren zur Analyse zugänglich ist.
Im Vergleich zu physischen Datenräumen sind in einem VDR gespeicherte Dokumente nicht anfällig für natürliche Ursachen, die Ihre vertraulichen Informationen beeinträchtigen könnten, wie z. B. Brände oder andere Katastrophen sowie den langsamen Zerfall von Papier.
Auswahl des richtigen Anbieters für virtuelle Datenräume
Obwohl die Vorteile, die virtuelle Datenräume bieten, offensichtlich sind, fällt es Unternehmen manchmal schwer, einen zuverlässigen und sicheren Anbieter zu finden, der ihren Anforderungen entspricht.
Wenn Sie einen Datenraumvergleich durchführen, sollten Sie die Größe Ihres Unternehmens, die Datenmenge, die Sie speichern und verarbeiten müssen, sowie zusätzliche Funktionen berücksichtigen, die Sie möglicherweise benötigen.
- Unternehmensgröße. Anbieter virtueller Datenräume bieten auf oberflächlicher Ebene alle die gleichen Dienste an. Die meisten von ihnen sind jedoch entweder auf große oder kleine Unternehmen zugeschnitten. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens sollten Sie den richtigen VDR-Anbieter wählen, der sowohl für Sie als auch für die Interessenten das Erlebnis der Geschäftsabwicklung verbessert.
- Datenspeicher. Wenn die Anzahl Ihrer Mitarbeiter gering ist, benötigen Sie auf Ihrer Seite nicht zu viele Personen, die auf den VDR zugreifen. Die Datenmenge, für die Sie einen VDR verwenden, bestimmt maßgeblich den Preis.
- Funktionsumfang. Es stehen auch einige zusätzliche Funktionen zur Verfügung, für die zusätzliche Kosten anfallen. Wenn Sie sich also nach VDR-Anbietern umsehen, sollten Sie sich über alle potenziellen Kosten im Klaren sein.
Wir hoffen, dass Sie keine Zweifel mehr an den Vorteilen virtueller Datenräume haben. Schauen Sie sich im nächsten Schritt die oben genannten Kriterien an und treffen Sie die richtige Wahl für eine Lösung für Ihr Unternehmen!
